Spania rămâne una dintre cele mai atractive destinații din Europa pentru desfășurarea afacerilor, oferind acces strategic la piețele Uniunii Europene, o forță de muncă calificată și o infrastructură competitivă. Totuși, înființarea unei companii aici presupune navigarea printr-un cadru complex de cerințe legale, fiscale și de muncă.

Acest ghid oferă o prezentare cuprinzătoare a principalelor obligații legale cu care vă veți confrunta atunci când deschideți sau extindeți o afacere în Spania.

La Plan B Legal, ajutăm antreprenorii, startup-urile și companiile internaționale să lanseze, să opereze și să dezvolte afaceri conforme din punct de vedere legal în Spania.. Cu o vastă expertiză în dreptul muncii, dreptul corporativ și fiscalitatea din Spania, oferim asistență juridică și operațională bilingvă din birourile noastre din Barcelona și Madrid.

A. Politici obligatorii pentru angajatori

Atunci când angajează personal în Spania, companiile trebuie să adopte o serie de politici scrise pentru a respecta legislația muncii. Principalele cerințe includ:

• Politica de sănătate și securitate în muncă – care acoperă siguranța, igiena, ergonomia, riscurile psihosociale și medicina muncii.

• Politica anti-hărțuire – care abordează hărțuirea la locul de muncă și hărțuirea sexuală, incluzând mecanisme interne de raportare.

• Plan de egalitate (pentru companiile cu peste 50 de angajați) – asigurarea egalității de gen, susținută de un audit al remunerațiilor și revizuită la fiecare patru ani.

• Registrul salarial – documentarea salariilor medii în funcție de gen, categorie profesională și beneficii.

• Sistem de pontaj al angajaților – înregistrarea orelor de început și de sfârșit pentru toți angajații, pentru monitorizarea orelor suplimentare.

În plus, companiile trebuie să:

• Folosiți contracte de muncă pe durată nedeterminată ca opțiune implicită

• Respectați legislația privind munca la distanță (Decretul-lege regal 28/2020) pentru angajații hibrizi sau care lucrează de acasă.

• Implementați un canal de raportare internă conform Legii 2/2023, dacă aveți peste 50 de angajați.

Dincolo de cerințele legale, politicile recomandate (de exemplu, recrutare, conduită, utilizarea IT, cod vestimentar sau anti-fraudă) ajută la consolidarea conformității și a culturii organizaționale.
Multe companii consolidează aceste politici într-un manual al angajaților, adaptat operațiunilor firmei din Spania.

B. Obligațiile de instruire ale angajaților

Legea spaniolă impune angajatorilor să se asigure că:

• Instruire de bază privind sănătatea și securitatea pentru toți lucrătorii.

• Instruire specializată pentru manipularea materialelor periculoase.

• Instruire privind procedurile de prevenire a hărțuirii și de raportare internă (whistleblowing).

• Programe de conștientizare privind egalitatea de gen și nediscriminarea, acolo unde este cazul.

La Plan B Legal, putem adapta documentația și metodele de instruire pentru a răspunde nevoilor specifice ale sectorului dumneavoastră.

C. Contractele de muncă

Contractele de muncă scrise sunt puternic recomandate și, adesea, cerute de lege pentru a clarifica condițiile de muncă, drepturile și responsabilitățile.
Contractele temporare structurate necorespunzător pot fi transformate automat în contracte pe durată nedeterminată, ceea ce poate duce la aplicarea de amenzi.

Echipa noastră oferă modele personalizate de contracte de muncă, aliniate la legislația spaniolă și la structura specifică a companiei dumneavoastră.

Înființarea unei afaceri în Spania implică mai mulți pași administrativi. Mai jos este o listă simplificată de verificare:

1. Definește-ți planul de afaceri – activitate, viabilitate, finanțare și strategie de piață.

2. Alege structura juridică – de exemplu, Sociedad Limitada (S.L.) pentru răspundere limitată.

3. Îndeplinește cerințele de înregistrare pentru structura juridică aleasă.

4. Alege jurisdicția și înregistrează-te la Registrul Comerțului.

5. Redactează actul constitutiv și statutul companiei.

6. Stabilește un sediu social și numește directorii.

7. Înregistrează-te la sistemul de asigurări sociale.

8. Obține un număr de identificare fiscală (NIF) de la Agenția Fiscală Spaniolă (AEAT).

9. Înregistrează-te pentru TVA și alte obligații fiscale.

10. Solicită licențele de activitate și, dacă este cazul, autorizațiile specifice sectorului.

11. Stabilește contractele de muncă și sistemele de salarizare.

Plan B Legal colaborează cu parteneri locali de încredere (notari, contabili și consilieri în domeniul muncii) pentru a se asigura că procesul tău de înființare a companiei este fluid, conform legislației și eficient.

Majoritatea companiilor străine și locale din Spania externalizează administrarea salariilor și a beneficiilor. către furnizori specializați. Acest lucru asigură acuratețea în:

• Reținerile salariale și contribuțiile la asigurările sociale.

• Administrarea beneficiilor angajaților.

• Raportarea și depunerea lunară a impozitelor.

Plan B Legal oferă servicii integrate de administrare a salariilor și de conformitate HR, adaptate dimensiunii și nevoilor organizației dumneavoastră.

• Asistență completă – de la înființarea companiei până la dreptul muncii, fiscalitate și conformitate.

• Expertiză bilingvă – engleză, spaniolă, rusă, română și germană.

• Abordare digitală – simplificăm procesele juridice pentru clienții internaționali.
• Prețuri transparente – fără taxe ascunse.

Începerea unei afaceri în Spania poate fi o oportunitate interesantă, dar necesită îndrumare juridică potrivită. La La Plan B Legal, facem procesul clar, conform și eficient, astfel încât tu să te poți concentra pe creșterea afacerii tale.